Como cobrar mensalidade atrasada de um jeito educado

Quase todo atraso de mensalidade é esquecimento, não má vontade. A pessoa viu a data passar, pensou "pago amanhã" e a semana correu. Por isso a cobrança que funciona não é a mais dura: é a que chega cedo, curta, e deixa pagar em um toque.

Antes de cobrar, confira

Nada constrange mais do que cobrar quem já pagou. Antes de mandar a mensagem, olhe o extrato e procure o comprovante na conversa. Se você dá baixa no mesmo dia em que o dinheiro entra, essa dúvida some.

A sequência que resolve a maior parte

São quatro mensagens, uma para cada momento. Os textos prontos estão em mensagem de cobrança de mensalidade.

1. Alguns dias antes do vencimento: um lembrete leve, com o valor, a data e a chave Pix. É a mensagem que mais evita atraso, porque pega a pessoa antes de esquecer.
2. No dia: "vence hoje", em uma linha, com a chave Pix de novo. Quem já pagou ignora.
3. Alguns dias depois: a cobrança de verdade, ainda educada. "Não encontrei o pagamento. Se já pagou, me manda o comprovante que eu confiro."
4. Quando o pagamento entra: a confirmação e o agradecimento. Fecha o assunto e deixa a porta aberta para o mês seguinte.

Quem manda o primeiro lembrete quase não precisa mandar o terceiro.

Educado não é pedir desculpa

Você prestou o serviço e combinou o valor. A mensagem não precisa de "desculpa incomodar" nem de explicação sobre as suas contas. Precisa de três coisas: o que está em aberto, quanto é e como pagar.

• Escreva como você fala com aquela pessoa. "Oi, tudo bem?" funciona melhor do que "Prezado".
• Diga o valor e a data. Ninguém deveria precisar perguntar.
• Ponha a chave Pix na própria mensagem.
• Dê a saída: "se já pagou, pode ignorar".

Quando não respondem

Uma mensagem sem resposta não é um "não". Espere alguns dias e tente de outro jeito.

• Mude o canal: uma ligação rápida ou uma conversa em particular, no fim da aula ou do treino, resolve o que três mensagens não resolveram.
• Ofereça uma data: "consegue acertar até sexta?" é mais fácil de responder do que "quando você paga?".
• Aceite dividir: quem está apertado paga metade agora e metade no dia 20, e você recebe. Anote o combinado.
• Fale com quem paga: se quem faz a aula é criança ou adolescente, a conversa é com o responsável, nunca com ela.

Quando parar

Atraso que passa de um mês costuma virar dois. Defina a sua regra antes de precisar dela, e escreva no contrato: com quantos dias de atraso a vaga deixa de estar garantida, e o que continua devido. Os modelos de contrato do sistema trazem a cláusula de atraso com a multa e os juros em branco, para você decidir. Veja o que não pode faltar no contrato.

Quando a pessoa para de vir e de responder, encerre a matrícula. A dívida continua anotada, e você para de gerar cobrança de quem não está mais lá.

O que não fazer

• Cobrar no grupo ou na frente dos outros.
• Ameaçar ou mandar mensagem de madrugada.
• Repetir a mesma mensagem todo dia.
• Cobrar da criança o que é dos pais.

Além de ruim para o negócio, expor quem deve a constrangimento ou ameaça é proibido pelo Código de Defesa do Consumidor (artigo 42).

Faça a conta com os seus números

Some o que venceu no mês passado e o que entrou até o dia do vencimento. A diferença é o que você precisou cobrar. Depois some o que entrou até o fim do mês: o que sobra é o atraso de verdade. Com esses dois números você sabe se o seu problema é de lembrete, que se resolve com a primeira mensagem, ou de inadimplência, que pede regra e contrato.

Como o MensalidadeCerta ajuda

A cobrança de cada pessoa nasce sozinha no dia certo. A lista mostra quem vence esta semana e quem atrasou, e a mensagem de cada situação sai pronta, com o nome, o valor, o vencimento e a sua chave Pix: você toca, o WhatsApp abre, você envia. Fica registrado quem já foi lembrado e quando, e dá para cobrar todos os atrasados em sequência.

O sistema não manda mensagem sozinho e não recebe o dinheiro: o Pix cai direto na sua conta. Custa R$ 34,90 por mês, com cadastros e usuários sem limite, e tem 14 dias de teste grátis, sem cartão.