Controle de alunos e mensalidades

O controle de alunos e mensalidades de uma academia, de um personal, de uma turma de jiu-jitsu ou de quem dá aula particular precisa responder a quatro perguntas, todos os dias, sem você fazer conta:

1. Quem está matriculado hoje, e quem saiu ou está de férias.
2. Quem pagou este mês, quem vence esta semana e quem atrasou.
3. Quanto vai entrar, e quanto já entrou.
4. Quem parou de vir, antes de virar desistência.

Dá para responder com uma planilha grátis, com um caderno ou com um sistema. O que muda é o trabalho que cada resposta dá.

Como montar o controle numa planilha

Se você vai começar pela planilha, estas são as colunas que não podem faltar.

Na aba de cadastro, uma linha por pessoa:

• nome e WhatsApp;
• quem paga, quando não é a própria pessoa (o pai, a mãe, a empresa), com o WhatsApp dele;
• o plano e o valor combinado, com o desconto, se houver;
• o dia do vencimento;
• a data em que começou e, quando sair, a data em que saiu;
• a situação: ativo, de férias, saiu.

Na aba de mensalidades, uma linha por pessoa e uma coluna por mês:

• a data em que pagou, e não só um "ok": é a data que resolve a dúvida depois;
• a forma: Pix, dinheiro, cartão;
• o que ficou em aberto.

Se você vende pacote de aulas, uma terceira aba:

• quantas aulas o pacote tem e até quando valem;
• uma marca para cada aula dada.

Com disciplina, isso funciona. O ponto fraco não é a planilha: é que ela depende de você abrir, conferir e lembrar.

Onde o controle na planilha quebra

• A cobrança não nasce sozinha. Ninguém avisa que hoje vencem cinco mensalidades.
• O atraso se esconde. Para achar quem deve, você percorre a coluna do mês com o extrato ao lado.
• Cada exceção é uma conta à mão: quem entrou no dia 20, o irmão com desconto, o trimestre pago à vista.
• A planilha não cobra. A mensagem é escrita uma a uma, e ninguém sabe para quem já foi.
• Ela não sabe quem veio. Quem faltou três semanas seguidas só aparece quando para de pagar.

O passo a passo de quando trocar está em planilha ou sistema para controle de mensalidades.

O que um sistema simples faz no lugar

O MensalidadeCerta é um sistema de controle de mensalidades feito para quem dá aula, treina gente ou leva gente em grupo, pelo celular.

• Cadastro curto: nome e WhatsApp já bastam. Quem paga por outra pessoa entra como responsável financeiro, e um responsável serve para vários irmãos.
• Matrícula com o combinado: plano, valor, dia do vencimento, desconto. Mensalidade, trimestre à vista, pacote de aulas ou cobrança avulsa.
• Cobrança que nasce sozinha, todo mês, com o primeiro mês proporcional para quem entrou no meio.
• A lista do dia: quem pagou, quem vence nos próximos sete dias, quem atrasou.
• Mensagem de cobrança pronta para o WhatsApp, com o nome, o valor, o vencimento e a sua chave Pix. Você envia; o sistema registra. Veja os modelos de mensagem.
• Chamada em dois toques, que desconta o pacote e mostra quem está faltando seguido.
• Recibo e contrato em PDF, a partir do que já está cadastrado.

O que ele não faz: não recebe o dinheiro (o Pix cai direto na sua conta), não emite nota fiscal e não manda mensagem sozinho.

Para cada tipo de negócio

O controle é o mesmo; as palavras e os modelos mudam.

• Academia e luta: plano com período mínimo, turma por horário, jiu-jitsu e muay thai.
• Personal trainer: pacote de sessões que desconta a cada treino.
• Studio de pilates, yoga e dança: turma com capacidade e reposição.
• Escolinha de futebol: a cobrança vai para quem paga pela criança.
• Aulas particulares: música, inglês e reforço.
• Transporte escolar: rota, motorista e passageiro.

Quanto custa

R$ 34,90 por mês, R$ 89,90 no trimestre ou R$ 239,90 no ano, com cadastros e usuários sem limite e sem taxa por cobrança. Não existe plano grátis: existem 14 dias de teste com tudo liberado, sem cartão, para cadastrar todo mundo e ver o mês inteiro antes de decidir.