Planilha ou sistema para controle de mensalidades?

Quase todo mundo que dá aula, treina gente ou leva criança para a escola começa com uma planilha, um caderno ou a memória. Não há nada de errado nisso. No começo, com poucas pessoas e um combinado igual para todas, a planilha resolve. A pergunta é até quando.

Quando a planilha funciona

• Você tem até umas dez ou quinze pessoas.
• Todo mundo paga o mesmo valor, no mesmo dia.
• Não existe pacote de aulas, só mensalidade.
• Só você mexe nela.

Nesse cenário, um sistema é conforto, não necessidade.

Onde a planilha começa a falhar

Quem pagou este mês?

A planilha típica tem uma linha por pessoa e uma coluna por mês. Para saber quem está atrasado, você percorre a coluna com o extrato do banco aberto ao lado. Com trinta pessoas, isso leva meia hora todo começo de mês, e um pagamento marcado na linha errada só aparece quando a pessoa reclama.

Cada um com um dia e um valor

Uma paga no dia 5, outra no dia 20. Um tem desconto de irmão, outra fechou o trimestre à vista. A planilha guarda esses números, mas não sabe o que fazer com eles: quem lembra de cada caso é você.

Quem começou no meio do mês

A pessoa entrou no dia 20 e o vencimento é no dia 10. Quanto ela paga no primeiro mês? A conta do proporcional é simples, mas é mais uma coisa feita à mão, e errada de vez em quando.

O pacote de aulas

Pacote de dez aulas pede outra tabela: quantas a pessoa já fez, quantas faltam, até quando valem. É a parte que mais se perde, e a que mais gera discussão.

A planilha não cobra

Ela mostra quem deve, e para aí. A mensagem de cobrança continua sendo escrita uma a uma, e ninguém lembra para quem já foi enviada.

Quem parou de vir

Faltou três semanas seguidas e ninguém percebeu. Quando você nota, a pessoa já desistiu. A planilha de pagamento não sabe quem veio.

Os sinais de que passou da hora

• Você descobre um atraso com mais de um mês.
• Já cobrou quem tinha pago, ou deixou de cobrar quem devia.
• Não sabe dizer, sem contar, quanto vai entrar este mês.
• Alguém mais precisa mexer no controle, e você tem medo de bagunçar.
• Gasta mais de uma hora por mês só conferindo pagamento.

Um desses sinais já paga a troca.

O que o sistema faz que a planilha não faz

• Gera a cobrança sozinho, todo mês, no dia de cada pessoa, com o primeiro mês proporcional.
• Mostra a lista pronta: em dia, vence esta semana, atrasado.
• Prepara a mensagem com o nome, o valor, o vencimento e a chave Pix, e registra quem já foi lembrado.
• Desconta o pacote a cada presença e avisa quando está acabando.
• Avisa quem sumiu, pela chamada.
• Emite recibo numerado em PDF na hora da baixa.
• Separa o acesso: quem ajuda você vê só o que precisa.

Como trocar sem perder o histórico

Você não precisa digitar o passado. Comece pelo mês atual: cadastre quem está ativo, com o nome, o WhatsApp, o valor e o dia do vencimento, e matricule. O cadastro é curto, e o resto dos dados entra quando precisar. A planilha antiga fica guardada como histórico.

Um cuidado ao matricular quem já pagou o mês pela planilha: escolha a primeira cobrança "só a partir do próximo período", para o sistema não gerar de novo o que você já recebeu.

E a porta de saída existe. No MensalidadeCerta, os seus dados saem em planilhas quando você quiser: cadastros, turmas, matrículas, cobranças, presenças e contas. Se um dia a planilha voltar a fazer sentido, nada fica preso.

Quanto custa a troca

O MensalidadeCerta custa R$ 34,90 por mês, R$ 89,90 no trimestre ou R$ 239,90 no ano, com cadastros e usuários sem limite e sem taxa por cobrança. O dinheiro das mensalidades continua caindo direto na sua conta. São 14 dias de teste grátis, sem cartão: dá para cadastrar todo mundo e ver o mês inteiro antes de decidir.